Как правильно проводить совещание - Персонал - Все о бизнесе - Каталог статей

Совещание – один из важных инструментов менеджмента. Грамотный менеджер никогда не будет злоупотреблять этим инструментов, но в то же время воспользуется им в случае необходимости. Именно такое качание на весах в вопросе с совещаниями и является оптимальным. Ниже мы рассмотрим, какие бывают совещания, когда их лучше всего проводить, и насколько они бесполезны.

Совещание бывают следующего вида: плановые, отчетные и внеплановые (экстренные). Каждое из них имеет свои цели и функции. Разберем по-порядку.

Отчетные совещания нужны в первую очередь для самопиара. В них обычно говорится о результатах определенного финансового периода, подводятся итоги работы по запланированным проектам. Сами руководители всегда знают эту информацию и без подобных отчетов. Но они необходимы для их подчиненных, прессы и т.д. В то же время проводить отчетные совещания каждый месяц – бессмысленно. Особенно если результата как такового нет, а есть показатели.

Плановые – пожалуй, самый бессмысленный вид совещаний. Они проводятся не потому, что необходимы, а из-за того, что запланированы. Например, в планах стоит – каждую среду проводить совещание с руководителями всех подразделений. И все, отрнываясь от своих обязанностей, будут вместе собираться и о чем-то говорить. Даже тогда, когда говорить особо не о чем. Подобные плановые совещания обычный пережиток советского времени. На совещании нужно решать конкретные проблемы, а не перетирать уже известные факты.

Внеплановые (экстренные) совещания. Собираются лишь в случае необходимости. Самые необходимые. Цель таких совещаний простая – с помощью «мозгового штурма», обмена мнениями решить возникшую проблему.

Есть несколько типичных ошибок, которые допускают начинающие менеджеры-руководители во время проведений совещаний. Чтобы не допускать их достаточно соблюдать несколько простых правил.

1. Личные вопросы решаются лично. Если есть тема, которая касается только вас и конкретного работника, ее можно обговорить с глазу на глаз, без посторонних. Причем во время рабочего процесса, не отрывая остальных людей.

2. Не использовать совещания как способ наказания. Если вы собираете совещание, лишь для того, чтобы рассказать всем, насколько плохой работник один из присутствующих – значит вы плохой руководитель. А если этот работник и вправду настолько плох, что для этого надо собирать совещание – то его проще уволить.

3. Планируйте совещание заранее. Каждый раз, приходя на собранное совещание, вы четко должны знать зачем его собрали и что будете говорить.

4. Совещание – это диалог. Совещания собираются для того, чтобы обсудить какую-то проблему или подвести итоги об отчетном периоде. И в совещании принимают участие все его члены. Если же говорит только один человек, то это не совещание, а обычный доклад.

5. Плановых совещаний не бывает. Если вы собираетесь лишь потому, что так указано в плане, то попросту бесполезно тратите время. Не путайте это с отчетными совещаниями, где подводятся итоги за обычный период.

6. Время – деньги. Но главное, помните знаменитую американскую формулу, выведенную Бенджамином Франклиным – «Время, деньги». А совещание, это всегда потеря времени, то есть денег. И перед тем как его собирать, подумайте, окупят ли те результаты, которые вы можете на нем получить денежно-временные затраты. Если нет, то собирать такое совещание нельзя.

Что же будет, если все эти правила не будут соблюдаться? Ваши подчиненные начнут воспринимать все совещания как очередную отмазку от работы, или способ поскучать или, более того, начнут бояться совещаний. В итоге выльется все это в то, что они будут сидеть и молчать, стараясь лишний раз не высказывать свое мнение. И смысл совещания отпадает сам собой.

Поделитесь с друзьями:

Еще статьи:

Читайте в основных разделах сайта:

Категория: Персонал | Добавил: Anna (30.03.2015)

Просмотров: 1532 | Теги: персонал, как проводить совещание, как правильно проводить совещание, как провоести совещание | Рейтинг: 0.0/0

Всего комментариев: 0

Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи.
[ Регистрация | Вход ]

Рассылка "Зарабатывай легко!"