Как отучить сотрудника от «студенческой» привычки?
Кто был студентом, тому знакомо: курсовая пишется за три дня, диплом за месяц, подготовка к экзамену длится пару ночей перед испытанием. Привычка делать все в последнюю минуту называется страшным словом «прокрастинация». И если подобный аврал – личное дело каждого студента, то сотрудники-прокрастинаторы могут тормозить работу всей команды. Что делать, если сотрудник берется за важные дела в последнюю минуту?
Одним участникам марафона «Сделать все в последний момент» свойственна максимальная концентрация. Из-за того, что откладывать дальше некуда, человек сосредотачивается на чем-то одном - будь то подготовка документов - то есть, на том, что горит по срокам. Такие люди, понимая, что настал час «Х», обладают способностью собраться и не только быстро, но и эффективно решить «горящие» вопросы. От таких подчиненных не стоит требовать постепенности в работе. Тем более не стоит этого требовать, если вы довольны результатами проектов, которые он ведет, а режим цейтнота не отражается негативно на его самочувствии и производительности труда.
Для сотрудников второго типа работа в условиях непрекращающейся спешки - очень часто прямой путь к стрессу. Стресс становится причиной усталости. Ну а какие результаты может показать замученный, уставший человек, догадаться не трудно.
Что делать, если ваш сотрудник берется за важные дела в последнюю минуту, и вы не довольны результатами его работы? Попробуйте создать условия, в которых привычке откладывать все на последний момент просто не будет места.
Ограничьте время работы
Наиболее продуктивные исполнители способны четко разделять рабочее и личное время. Такие люди находятся в офисе меньше времени, чем трудоголики (которые иногда проводят на работе круглые сутки), но успевают сделать гораздо больше, чем их «обрученные с работой» коллеги.
Ограничить время работы - значит, не дать возможности тянуть с ее выполнением. Не секрет, что люди занимаются на работе многими вещами, которые не имеют к ней отношения: разговоры по душам, личная переписка, звонки, перекуры и т. д. Они часто используют рабочее время нерационально, не по назначению, если знают, что в случае необходимости всегда можно задержаться и подумать над решением того или иного вопроса позже - сегодня вечером или завтра утром.
Контролировать, чем в каждый конкретный момент занимаются ваши подчиненные, было бы неразумно, да и вряд ли это возможно. Кроме того, такой подход наверняка вызовет недовольство коллектива. А что если ограничить время пребывания ваших сотрудников в офисе? Этот шаг может повысить ценность рабочего времени, сократить периоды «внеплановых» отвлечений. И медлить, откладывая дела на потом, станет довольно сложно. Другими словами, если рабочий день заканчивается в... (например), 18.00 часов, и точно в назначенный час все идут домой и занимаются личными делами, то рабочее время ограничено, поэтому надо собраться и сделать максимум на службе.
Сделайте работу интересной и понятной
Как правило, сотрудники откладывают на потом дело (каким бы важным оно ни было), если оно кажется им неинтересным, непонятным или сложным. Подключая своего подчиненного к какому-либо проекту, формулируя задание, придерживайтесь следующих правил. Убедитесь в том, что он понимает, с какой стороны взяться за задание. Подскажите, где и у кого он может проконсультироваться, если возникнут вопросы. Вместе с ним найдите моменты, которые его заинтересуют и помогут взглянуть даже на скучное поручение с интересом.
Введите промежуточный контроль
При постановке той или иной задачи важно не только обозначить сотруднику срок окончания работы, но и оговорить своего рода «точки сверки» - время, когда он должен будет сообщить вам о промежуточных результатах.
При таком подходе вашему подчиненному так или иначе придется приступать к выполнению поставленной задачи задолго до наступления «последней минуты». В результате - работа будет вестись более обдуманно, постепенно и взвешенно. Откладывать важное дело на потом станет просто невозможно.
