Оформлением офиса туристической фирмы можно начинать одновременно с оформлением лицензии на производство туристической деятельности. В Лицензионных условиях содержатся общие требования к служебным помещениям для выполнения деятельности в сфере туризма.
Основные требования к служебным помещениям выглядят следующим образом:
1. При входе в помещение офиса на видном месте размещается информация о режиме работы туристической фирмы.
2.На внешней рекламе должно присутствовать наименование туристической фирмы, согласно учредительным документам. Чтобы разместить внешнюю рекламу, необходимо получить разрешение в архитектурном управлении по месту расположения. Такое разрешение выдается на срок до одного года и каждый год должно продлеваться.
3.В тех случаях, когда офис закрывается на ремонт, санитарную обработку, смену расположения, или приоставление своей деятельности, не позднее, чем за пять дней до этого необходимо вывесить при входе в офис соответствующее объявление, а также в тот же срок известить своих клиентов, с которыми были заключены договора на оказание туристических услуг.
На видном месте в офисе туристической фирмы должны быть размещены следующие документы:
1.Копия свидетельства о регистрации фирмы.
2.Копия лицензии органа лицензирования.
3.Лицензионные условия.
4.Информация об условиях обслуживания и тарифах на услуги, предоставляемые туристам за рубежом, различные информационные, справочные и рекламные материалы - это и Горящие туры, и акционные предложения, и информация о лучших курортах и т. д.
5.Перечень телефонных номеров туристической фирмы.
6.Сведения о сотрудниках фирмы (фамилия, имя, отчество) руководителя, его заместителя, главного бухгалтера, менеджеров.
7.Книга отзывов и предложений посетителей.
Для вновь созданной туристической фирмы общая площадь офиса должна быть в пределах от 70 до 100 кв.м. При планировке помещений самое большое место следует уделить залу для обслуживания клиентов. В этом зале изначально следует предусмотреть три рабочих места – для секретаря и двух менеджеров, кабинет для директора и главного бухгалтера, комнату для переговоров, служебное помещение, санузел.
Также необходимо оборудовать помещения необходимой оргтехникой, компьютерами, различными рекламными материалами.
Следует также помнить о том, что перед открытием офиса необходимо получить разрешение на открытие в пожарной инспекции, а также разрешение от санэпидемстанции района.
Перед началом работы необходимо иметь заключенные договора с транспортными компаниями, гостиницами или с туроператорами.
После заключения необходимых договоров следует составить программу туристического обслуживания, разработать различные проекты договоров с туристами на предоставление туристических услуг.
После получения лицензии на осуществление хозяйственной деятельности, следует подать пакеты документов в различные консульские учреждения для получения аккредитации туристической фирмы. Перечень необходимых документов и условия их предоставления, в большинстве случаев, определяются консульскими учреждениями. Еще можно узнать,Как выгодно приобрести офисные ?
Поэтому, при возможности, стоит рассмотреть возможность расположения на территории офиса пункт обмена валют. Что дополнительно создаст удобства для клиентов туристической фирмы.
