В основе большинства корпоративных информационных систем лежит электронный документооборот, возможности которого впечатляют свои масштабом.
Внедрение электронного документооборота (далее ЭД) не только упрощает хранение, поиск и доступ к документам, но и позволяет быстро обмениваться документами по выделенным каналам связи, полностью контролировать весь документооборот организации на каждом этапе создания или исполнения любого информационного сообщения предприятия.
Современная корпоративная информационная система предприятия немыслима без такого инструмента минимизации расходов, как электронный документооборот. Несмотря на то, что правила ЭД легитимно закреплены как в ГК РФ, так и в Федеральном законе от 10.01.2002 N 1 «Об электронной цифровой подписи» межведомственный электронный документооборот только набирает свои обороты.
Согласно вышеуказанному закону, электронная цифровая подпись – это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Цифровая подпись (digital signature) – это своеобразный идентификатор пользователя, необходимый для прочтения или заверения отправляемого сообщения, представляет из себя электронный ключ, защищающий сведения документа от подделки и искажения информации.
Чтобы цифровой документ, подписанный ЭЦП, был признан в равной степени с бумажным его аналогом, пришлось жестко ограничить спектр применяемых технологий реализации электронного документооборота на законодательном уровне. Основополагающим требованием к электронной цифровой подписи является сертификация, в том числе и для удобства проверяющих и контролирующих органов.
Использование ЭЦП в межведомственном электронном документообороте
Сертификат позволяет физическому лицу создать собственную ЭЦП для электронных документов, таким образом, чтобы только он имел права идентификации, ключ подписи выдается удостоверяющим центом.
Чтобы электронный документооборот имел юридическую силу, следует предусмотреть подписание участниками обмена информацией соответствующих соглашений.
Такое положение дел свидетельствует об объективной необходимости присутствия на рынке агентов, которые не будут являться заинтересованными участниками обмена, а лишь предоставлять услуги удостоверяющего центра. Действующее на данный момент времени законодательство пока допускает подписание электронных документов без договора и третьих сторон.
Электронный документ с цифровой подписью имеет ту же юридическую силу, что и его бумажный вариант, лишь в том случает, когда сертификат ключа подписи действителен.
Для документов, которым необходимо наличие в их реквизитах даты и времени, была разработана усовершенствованная электронная цифровая подпись, соответствующая международным рекомендациям. Данные признаки проставляются специальным «штампом», подтверждающим доказательства действительности сертификата в момент создания подписи. Так, печати и штампы являются неотъемлемым атрибутом работы различных административных органов и бизнеса: ведь документы без них теряют юридическую силу. А сегодня можно заказать не только печати или штампы. Тем более, что можно сделать заказ он-лайн, а низкие цены не оставят вас равнодушными.
Процедура вложения в реквизиты электронного документа цепочки сертификатов до доверенного УЦ и OCSP-ответов обеспечивает электронную подпись юридической силой. Такие документы снабжены штампом времени, который является подтверждением действительности сертификата подписи в момент проверки. Для передачи таких документов в архив необходимо обеспечить их целостность хранения в системе посредством применения передовых и одновременно надежных цифровых технологий.
Перспективы использования ЭЦП в межведомственном электронном документообороте
Объективные процессы глобализации диктуют свои условия современному бизнесу, требуя от него все большей оперативности в принятии решений, на сегодняшний день неразрешенной, и как следствие самой острой, является проблема унификации стандартов сертификации и создания единой системы удостоверяющих центров. Создание единого пространства ЭЦП с удостоверяющими центрами, имеющими единый центр, позволит организациям продолжать пользоваться услугами тех удостоверяющих центров, с кем они сотрудничали ранее.
Ввиду отсутствия единого центра разные удостоверяющие центры вынуждены каждый раз по-новому решать проблему взаимной адаптации сертификатов, т.к. они базируются на разных технологиях. Большое количество удостоверяющих центров делает такую конвертацию достаточно проблематичной.
В такой ситуации не обойтись без вмешательства государства и международных организаций. В случае принятия единых стандартов современные корпорации будут готовы перейти на электронный документооборот, как только единое информационное пространство станет реальностью.
